Datenschutzerklärung

1Verantwortlicher

2Allgemeine Hinweise & Rechtsgrundlagen

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website, bei Kontaktaufnahme sowie im Rahmen von Anfragen, Angeboten, Verträgen und Leistungen von PICTOMEDIA verarbeitet werden.

Es gelten die DSGVO, das BDSG sowie, soweit Cookies oder vergleichbare Technologien betroffen sind, das TDDDG.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage bzw. eine Einwilligung vorliegt.

Datenschutzbeauftragter

Für PICTOMEDIA ist derzeit kein gesetzlicher Datenschutzbeauftragter bestellt. Datenschutzanfragen können direkt an den oben genannten Verantwortlichen gerichtet werden.

3Hosting & Website-Betrieb

Diese Website wird über Webador / JouwWeb B.V., Torenallee 20, 5617 BC Eindhoven, Niederlande, betrieben und gehostet.

Beim Besuch der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browser- und Geräteinformationen, Referrer-URL sowie technische Statusinformationen.

Zweck: Bereitstellung der Website, stabiler Betrieb, IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb dieser Website.

Empfänger: Webador / JouwWeb B.V. als Hosting- und Website-Dienstleister. Die Verarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Webador.

4Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website können Server-Logfiles verarbeitet werden. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angeforderte Ressource, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und technische Statuscodes gehören.

Zweck: technischer Betrieb, Fehleranalyse, Absicherung der Website, Erkennung von Missbrauch oder Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5Cookies & Google Analytics

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien, soweit dies für den Betrieb der Website erforderlich ist.

• Technisch notwendige Cookies: Grundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Nicht notwendige Cookies und Analysedienste: Diese werden nur nach einer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO aktiviert.

Google Analytics 4

Diese Website verwendet nach erteilter Einwilligung Google Analytics 4 zur statistischen Auswertung der Website-Nutzung und zur Verbesserung des Internetangebots.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, sowie gegebenenfalls verbundene Google-Unternehmen.

Verarbeitete Daten: insbesondere Geräte- und Browserinformationen, aufgerufene Seiten, Interaktionen, Referrer-Informationen, ungefähre Standortinformationen sowie technische Nutzungsdaten.

Zweck: Reichweitenmessung, statistische Analyse und Verbesserung der Website.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer: Nutzer- und ereignisbezogene Daten werden entsprechend der in Google Analytics eingerichteten Aufbewahrungseinstellung gespeichert, höchstens jedoch 14 Monate. Zusammengefasste statistische Berichte können länger erhalten bleiben.

Drittlandübermittlung: Eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen in den USA kann stattfinden. Übermittlungen erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.

6Externe Schriftarten & eingebundene Inhalte

Soweit externe Schriftarten, Karten, Videos, Social-Media-Inhalte oder sonstige Inhalte externer Anbieter eingebunden werden, kann beim Abruf solcher Inhalte Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden.

Externe Inhalte werden nur eingesetzt, soweit dies technisch erforderlich ist, auf einer geeigneten Rechtsgrundlage beruht oder eine Einwilligung vorliegt.

Rechtsgrundlage: je nach Einsatz Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Drittlandübermittlung: Soweit Anbieter außerhalb der EU/des EWR beteiligt sind, erfolgt eine Übermittlung nur nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, des EU-US Data Privacy Frameworks, sofern anwendbar, oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.

7Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular

Wenn Sie mich per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeite ich die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Verarbeitete Daten: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalt, Terminangaben, Projektangaben und sonstige freiwillig übermittelte Informationen.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kommunikation, Angebotserstellung, Terminabstimmung und ggf. Vertragsvorbereitung oder Vertragsdurchführung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund des berechtigten Interesses an effizienter Kommunikation.

Speicherdauer: Anfragen ohne Vertragsschluss werden grundsätzlich spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen. Bei Vertragsschluss gelten die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.

8Kommunikation über WhatsApp

Wenn Sie mich über WhatsApp kontaktieren oder WhatsApp ausdrücklich als Kommunikationsweg nutzen, verarbeite ich Ihre Telefonnummer, Kommunikationsinhalte sowie ggf. übermittelte Anhänge zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder zur Durchführung der Kommunikation.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglicher oder vertraglicher Kommunikation, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund des berechtigten Interesses an effizienter Kommunikation und, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei freiwilliger Wahl dieses Kommunikationswegs.

Anbieter: WhatsApp Ireland Limited, Irland, sowie verbundene Unternehmen.

Drittlandübermittlung: Eine Verarbeitung oder Übermittlung in Drittländer kann nicht ausgeschlossen werden und erfolgt nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO.

Speicherdauer: WhatsApp-Kommunikation wird nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage, zur Vertragsabwicklung, aufgrund gesetzlicher Pflichten oder berechtigter Nachweisinteressen erforderlich ist.

9Angebote, Verträge, Rechnungen & Buchhaltung

Wenn Sie ein Angebot anfordern, einen Vertrag schließen oder eine Leistung beauftragen, verarbeite ich personenbezogene Daten zur Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Verarbeitete Daten: Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Vertragsdaten, Leistungsdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen und Kommunikationsinhalte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsdurchführung und vorvertragliche Maßnahmen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Rechnungssoftware: Zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen wird die lokal installierte kaufmännische Software EasyFirma2 verwendet. Eine Übermittlung der eingegebenen Kunden- und Rechnungsdaten an den Softwareanbieter findet im regulären lokalen Betrieb nicht statt.

Empfänger: Soweit erforderlich Steuerberatung, Buchhaltung, Finanzbehörden, Zahlungsdienstleister oder sonstige gesetzlich vorgesehene Stellen.

Speicherdauer: Handels- und steuerrechtliche Unterlagen werden gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, je nach Dokumentart derzeit 6, 8 oder 10 Jahre. Vertrags- und Anspruchsdokumentation wird grundsätzlich nach gesetzlichen Verjährungsfristen aufbewahrt, sofern keine längeren Fristen greifen.

10WebCheck, Datenschutzberatung & DSB-Mandate

Im Rahmen von Website-Risiko-Checks, Datenschutzberatung, Schulungen, Strukturierungsleistungen oder externen DSB-Mandaten können personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Verarbeitete Daten: Name, Firma, Funktion, Kontaktdaten, Website-URL, Projektangaben, Beratungsnotizen, Berichte, Unterlagen des Auftraggebers sowie sonstige zur Leistungserbringung erforderliche Informationen.

Zweck: Durchführung von Sichtprüfungen, Beratung, Risikoeinordnung, Schulung, Dokumentation, DSB-Kommunikation und Leistungserbringung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Dokumentation, Nachweis und interne Organisation.

Hinweis: PICTOMEDIA erbringt keine anwaltliche Rechtsberatung. Leistungen, Umfang und Verantwortlichkeiten richten sich nach dem jeweils vereinbarten Vertrag.

Speicherdauer: Beratungs- und Projektdokumentation wird grundsätzlich orientiert an gesetzlichen Verjährungsfristen aufbewahrt, soweit keine längeren Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen.

11Foto-, Video- & Media-Aufträge

Bei Foto-, Video- und Media-Aufträgen verarbeite ich personenbezogene Daten zur Planung, Durchführung, Auswahl, Bearbeitung, Lieferung und Archivierung von Projekten.

Verarbeitete Daten: Name und Kontaktdaten des Auftraggebers, Projektangaben, Bild- und Videoaufnahmen erkennbarer Personen, Freigaben, Einwilligungen, Model Releases und Kommunikationsinhalte.

Normale Foto- und Videoaufnahmen sind personenbezogene Daten, aber nicht automatisch besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Biometrische Daten liegen nur vor, wenn Aufnahmen durch spezielle technische Verfahren zur eindeutigen Identifizierung verarbeitet werden. Eine solche biometrische Verarbeitung ist bei PICTOMEDIA derzeit nicht vorgesehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Auftragsdurchführung und Lieferung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligungen, insbesondere bei Veröffentlichungen auf Website, Portfolio, Social Media oder Werbung, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei berechtigten Nachweis- und Organisationsinteressen.

Recht am eigenen Bild: Für Veröffentlichungen von Bildnissen gelten zusätzlich die Grundsätze der §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG). Diese betreffen die Zulässigkeit der Veröffentlichung von Bildnissen, ersetzen aber keine DSGVO-Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.

Minderjährige: Bei minderjährigen Personen wird für Veröffentlichungen regelmäßig eine Einwilligung der Sorgeberechtigten benötigt.

Empfänger: Auftraggeber sowie Druck-, Produktions- oder Versanddienstleister, soweit dies für die Herstellung oder Lieferung der beauftragten Produkte erforderlich ist.

Speicherdauer: Bild- und Projektdateien werden grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss und Lieferung des Auftrags gespeichert und anschließend gelöscht. Verträge, Rechnungen, Einwilligungen und Freigaben unterliegen davon getrennten gesetzlichen Aufbewahrungs-, Verjährungs- und Nachweisfristen.

12Dateiablage, Backup & Bildlieferung

Zur Speicherung, Sicherung und Bearbeitung von Kundendaten, Bildern, Videos, PDFs, Verträgen und Projektdateien werden lokale Systeme und eigene externe Datenträger eingesetzt. Die Übergabe fertiger Bilddateien erfolgt derzeit grundsätzlich über einen USB-Datenträger.

Zweck: Projektabwicklung, Bearbeitung, Datensicherung, Lieferung der vereinbarten Dateien und Wiederherstellung im Störungsfall.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsdurchführung und Lieferung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Datensicherung und Betriebskontinuität.

Speicherdauer: Bild- und Projektdateien werden grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss und Lieferung des Auftrags gespeichert und anschließend gelöscht. Gesetzlich aufzubewahrende Vertrags-, Rechnungs- und Nachweisdokumente bleiben hiervon unberührt.

13Apple/iCloud & geschäftliche E-Mail-Synchronisation

Zur geschäftlichen Kommunikation können E-Mails und E-Mail-Anhänge über Apple-Geräte und iCloud-Dienste synchronisiert werden.

Verarbeitete Daten: geschäftliche E-Mail-Adressen, Absender- und Empfängerdaten, Kommunikationsinhalte, Zeitangaben und übermittelte Anhänge.

Zweck: Bearbeitung geschäftlicher Nachrichten sowie geräteübergreifende Bereitstellung der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation vorvertraglichen Maßnahmen oder der Vertragsdurchführung dient, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund des berechtigten Interesses an einer sicheren und funktionsfähigen geschäftlichen Kommunikation.

Anbieter: Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland, sowie verbundene Apple-Unternehmen.

Drittlandübermittlung: Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR kann nicht ausgeschlossen werden und erfolgt nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO.

Speicherdauer: Geschäftliche E-Mails und Anhänge werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der Kommunikation, Vertragsabwicklung, aufgrund gesetzlicher Pflichten oder berechtigter Nachweisinteressen erforderlich ist.

14Social Media, Portfolio & Referenzen

PICTOMEDIA kann Social-Media-Präsenzen und Online-Profile nutzen, insbesondere zur Darstellung von Portfolio-Inhalten, Referenzen, Projekten, Arbeitsproben und zur Kommunikation.

Plattformen: insbesondere Instagram, Facebook und LinkedIn, soweit diese aktiv genutzt werden.

Verarbeitete Daten: öffentlich sichtbare Profildaten, Interaktionen wie Likes, Kommentare oder Nachrichten, Bild- und Videoinhalte, Namen oder Firmennamen im Rahmen von Referenzen, soweit freigegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Öffentlichkeitsarbeit und Portfolio, soweit keine Einwilligung erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Veröffentlichungen erkennbarer Personen oder freigabepflichtiger Referenzen.

Hinweis: Die Plattformbetreiber verarbeiten personenbezogene Daten auch in eigener Verantwortung. Bei Unternehmensprofilen und Insights kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit dem jeweiligen Plattformbetreiber relevant sein. Maßgeblich sind zusätzlich die Datenschutzinformationen der jeweiligen Plattformen.

Drittlandübermittlung: Bei Plattformen wie Meta oder LinkedIn kann eine Verarbeitung in Drittländern, insbesondere den USA, stattfinden. Dies erfolgt nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO.

Speicherdauer: Veröffentlichte Inhalte bleiben bis Widerruf, Ende der Referenznutzung oder Entfernung aus Portfolio bzw. Social Media sichtbar. Einwilligungen und Freigaben werden solange aufbewahrt, wie sie zum Nachweis der Veröffentlichung oder Nutzung erforderlich sind.

15Workshops, Schulungen & Veranstaltungen

Wenn Sie sich zu Workshops, Schulungen oder Veranstaltungen anmelden oder daran teilnehmen, verarbeite ich die für Organisation, Durchführung, Kommunikation, Teilnahmebestätigung und Abrechnung erforderlichen Daten.

Verarbeitete Daten: Name, Kontaktdaten, Rechnungsdaten, Termin, Teilnahmeangaben, ggf. Funktion / Unternehmen und organisatorische Angaben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Durchführung und Vertragsabwicklung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten.

Foto-/Videoaufnahmen: Sofern im Rahmen von Workshops oder Veranstaltungen Foto- oder Videoaufnahmen erstellt und veröffentlicht werden, erfolgt dies grundsätzlich nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung, soweit keine andere Rechtsgrundlage greift.

16Druck-, Produktions- & Versanddienstleister

Für die Herstellung von Foto-, Druck- und Medienprodukten setzt PICTOMEDIA insbesondere Saal Digital und Picanova ein.

Verarbeitete Daten: Bilddateien, Produktdaten, Auftragsdaten sowie die für die Herstellung erforderlichen technischen Informationen. Erfolgt eine direkte Lieferung durch einen Produktionsdienstleister, können zusätzlich Name und Lieferanschrift des Empfängers übermittelt werden.

Zweck: Herstellung, Bearbeitung, Verpackung und gegebenenfalls direkte Lieferung der beauftragten Produkte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Erfolgt die Lieferung zunächst an PICTOMEDIA, werden keine Lieferdaten des Kunden an den Produktionsdienstleister übermittelt, soweit diese für die Herstellung nicht erforderlich sind.

17KI-gestützte Arbeits- und Content-Prozesse

PICTOMEDIA setzt KI-gestützte Werkzeuge zur Erstellung und Bearbeitung von Text-, Bild-, Video-, Audio- und Musikinhalten sowie zur Unterstützung interner Arbeitsprozesse ein.

Personenbezogene Kundendaten werden dabei grundsätzlich nicht verwendet. Soweit im Einzelfall personenbezogene Daten für einen Auftrag verarbeitet werden sollen, erfolgt dies nur, wenn die Verarbeitung erforderlich und rechtlich zulässig ist. Daten werden dabei auf das notwendige Maß beschränkt und soweit möglich anonymisiert oder abstrahiert.

Konkrete eingesetzte Systeme werden zum Schutz betrieblicher Abläufe nicht öffentlich benannt, soweit keine gesetzliche Informationspflicht besteht. Die eingesetzten Systeme und Verarbeitungszwecke werden intern dokumentiert.

Rechtsgrundlage: Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem jeweiligen Zweck, insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder f DSGVO. Werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet, findet die DSGVO auf diesen Verarbeitungsvorgang keine Anwendung.

KI-gestützte Ergebnisse werden vor ihrer Veröffentlichung menschlich geprüft. KI-generierte oder wesentlich KI-manipulierte Inhalte werden gekennzeichnet, soweit dies nach den jeweils anwendbaren gesetzlichen Transparenzpflichten, insbesondere nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689, erforderlich ist.

18Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

19Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

20Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen der Website-Nutzung ist die Bereitstellung bestimmter technischer Daten erforderlich, damit die Website ausgeliefert werden kann. Bei Kontaktaufnahme, Anfrage, Angebot, Vertrag oder Auftrag sind bestimmte Angaben erforderlich, um die Anfrage zu bearbeiten oder die Leistung zu erbringen. Ohne diese Angaben kann die Bearbeitung oder Leistungserbringung ggf. nicht erfolgen.

21Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

22Datensicherheit

PICTOMEDIA trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unberechtigten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören je nach Systemstand insbesondere Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Passwortschutz, Geräteschutz, Backups, sichere Dateiablage und organisatorische Schutzmaßnahmen.

23Datenschutz durch Technikgestaltung

Bei Auswahl, Einrichtung und Nutzung technischer Systeme berücksichtigt PICTOMEDIA die Grundsätze des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen gemäß Art. 25 DSGVO.

24Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, sobald sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben, insbesondere wenn neue Dienste, Tools oder Verarbeitungen eingesetzt werden.